Plantilla para objetivos y resultados clave (OKR)

Los objetivos claros son como una brújula: guían a tu equipo y lo ayudan a decidir cómo priorizar y abordar el trabajo. Pero solo el 26 % de los trabajadores del conocimiento entienden con claridad la manera en que su trabajo contribuye a los objetivos de la empresa, y eso es un problema. Una gran cantidad de equipos establecen objetivos en una herramienta que no revisan regularmente, por lo que caen en el olvido. Necesitas un marco para establecer objetivos que se encuentre en el mismo lugar donde se lleva a cabo el trabajo, de modo que, en lugar de establecer los objetivos y luego olvidarte de ellos, puedas trabajar activamente para alcanzarlos todos los días. 

Ahí es donde entra en juego la plantilla para objetivos y resultados clave (OKR). 

¿Qué es una plantilla para OKR?

La plantilla para OKR es una guía reutilizable que te ayuda a establecer objetivos y resultados clave para tu equipo. Este metodología para establecer objetivos permite que tu equipo defina objetivos medibles y les de seguimiento, aplicando esta simple fórmula:

• Realizaré [objetivo], medido por [resultado clave]

En lugar de comenzar desde cero cada trimestre comercial, simplemente puedes copiar la plantilla y completar los campos predefinidos para cada objetivo y resultado clave.

Seguir una plantilla para OKR te permite estandarizar el proceso por el cual estableces objetivos. Funciona como una hoja de ruta cada vez que estableces objetivos, haciendo que sigas los mismos pasos y documentes la misma información todas las veces. Y cuando todo el equipo usa una plantilla idéntica, te aseguras de que cada miembro del equipo siga los pasos correctos para crear objetivos de calidad.

Los beneficios de una plantilla digital para OKR

En lo que respecta a objetivos, la ejecución lo es todo. No sirve de nada simplemente establecer objetivos y luego olvidarlos: debes dar seguimiento regular a tu progreso y hacer que sean visibles para todo tu equipo. Y, a diferencia de los documentos estáticos y las hojas de Excel, una plantilla digital para OKR facilita el uso compartido y el seguimiento de los objetivos. 

Cuando creas tu plantilla para OKR en una herramienta de gestión de proyectos, tus objetivos están donde el trabajo se lleva a cabo. No se pierden en una herramienta que no revisas regularmente; en cambio, todo el equipo puede verlos y consultarlos diariamente. Tus objetivos están directamente conectados con tu trabajo y todos pueden seguir el progreso hacia los resultados clave en tiempo real. Además, una vez que creas una plantilla digital para OKR, puedes reutilizarla fácilmente cada vez que tu equipo necesite establecer nuevos objetivos para el trimestre, el semestre o el año.

Cuando creas una plantilla digital para OKR, puedes hacer lo siguiente:

• Estandarizar el proceso mediante el que estableces objetivos para todo tu equipo o empresa.

• Asegurarte de que los objetivos del equipo no se pierdan, dado que los estableces en el mismo lugar donde se realiza el trabajo.

• Resumir la información clave que cada miembro del equipo debe incluir (como encargado, cronograma y estado). 

• Compartir tus objetivos con las partes interesadas clave. 

• Mostrar cómo están progresando hacia las iniciativas en tiempo real. 

• Actualizar fácilmente los objetivos si el cronograma o las prioridades llegaran a cambiar. 

• Adjuntar documentos relevantes como hojas de cálculo de Google, documentos de Google, imágenes o videos.

• Crear rápidamente nuevos objetivos cada trimestre, semestre o año. 

Cómo crear una plantilla digital para OKR

Como su nombre lo indica, los OKR están formados por dos partes importantes: los objetivos y los resultados clave. Necesitas espacio para ambos en tu plantilla: los objetivos generales que quieres alcanzar y los resultados clave medibles que usarás para dar seguimiento al progreso. Y dado que cada objetivo puede tener más de un resultado clave, es mejor reunir los resultados clave en tu plantilla y organizarlos directamente debajo del objetivo que respaldan. Puedes lograr esto creando secciones para cada objetivo general y luego completando cada sección con hitos de los resultados clave.

Luego, necesitas una forma de ver rápidamente el estado de cada resultado clave y el progreso que has realizado para alcanzarlo. La mejor manera de hacer esto es agregando dos etiquetas personalizadas: una para dar seguimiento al estado (como en curso, en riesgo o logrado) y otra para dar seguimiento al porcentaje finalizado. Por último, agrega otra etiqueta personalizada para indicar el período de tiempo en el que pretendes alcanzar cada resultado clave.

Para brindarle orientación adicional a tu equipo, puedes abrir cada tarea de los resultados clave de la plantilla y completar la descripción de la tarea con instrucciones. De esa manera, todo el equipo seguirá la misma estructura al elegir y describir sus resultados clave. 

Funciones integradas

• Hitos. Los hitos representan puntos de control importantes del proyecto. Al establecer hitos a lo largo de tu proyecto, permites que los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto sepan cómo progresan hacia los objetivos. Usa los hitos como una oportunidad para celebrar los pequeños logros en el camino hacia el gran objetivo del proyecto.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Agregar tareas a varios proyectos. La naturaleza del trabajo es interdisciplinaria. Los equipos deben poder trabajar de manera efectiva entre diferentes departamentos. Pero si cada departamento tiene su propio sistema de archivado, el trabajo se estanca y queda aislado. Asana facilita el seguimiento y la gestión de tareas en varios proyectos. Esto no solo ayuda a reducir el trabajo duplicado y aumentar la visibilidad entre los equipos, también permite ver las tareas en contexto, observar quién trabaja con qué y mantener al equipo y las tareas organizados.

• Fechas de inicio. A veces, además de querer saber cuándo vence una tarea, necesitas saber cuándo debes comenzar a trabajar en ella. Las horas y fechas de inicio brindan a los miembros del equipo una idea clara de cuánto tiempo deben dedicar a cada una para finalizarla. Usa las fechas de inicio para definir, realizar un seguimiento y gestionar el trabajo, alinear los objetivos del equipo y evitar que las dependencias se pasen por alto. 

Aplicaciones recomendadas

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• OneDrive. El selector de archivos de Microsoft OneDrive está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar fácilmente archivos de Word, Excel, PowerPoint y más.

• Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites, y conectar fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana, sin salir de Teams. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que cambiar de navegador.

Preguntas frecuentes